Přihlášky filmu - nový systém

Vážení přátelé, pořadatelé, jak jsem již psal v minulém článku, rozjel jsem přípravy na elektronické přihlašování filmů s napojením na Filmdat databázi. V tuto chvíli se to již nachází v takové fázi, že vás mohu seznámit s možnostmi této nové funkčnosti. Kromě samotných přihlášek se na systém nabalilo spousta dalších funkčností, které pořadatel může využít k odbavení své soutěže. Níže v jednotlivých bodech se pokusím představit možnosti tohoto systému.

1. Sdílení – přihlášky realizované přes Google formuláře mají mnoho přidaných hodnot. Jenou z nich je sdílení. Přihlášky je možné sdílet s neomezeným počtem lidí, kteří mají se soutěží cokoliv společného a údaje z přihlášek potřebují. Veškeré záznamy, jak z přihlášek, tak od jiných členů pořadatelského týmu, vidí hned všichni a mohou tak z dat čerpat pro svou práci.

2. Napojení na FILMDAT - tento přihlašovací systém je přímo napojen na databázi FILMDATu a rovnou při přihlášení filmu vyhodnotí, zda se autor či film již v databázi nachází. To je základní informace pro to, zda bude nutné autora či film do FILMDATu registrovat. Pokud ano, tak se to dá učinit tak, že se veškeré údaje z přihlášky naimportují a pořadatel to jen zkontroluje, případně něco upraví a uloží. Zajímavá informace pro pořadatele je i ta, že tím, že jsou přihlášky sdílené, tak veškerá tato administraci s registrací a přihlašováním filmu do databází může probíhat v režii FILMDATu a pořadatel se může této práce úplně zbavit.

3. Informace o nově přihlášeném filmu – o každé nové přihlášce může dorazit infomejl neomezenému počtu vybraných lidí. Na výběr jsou dvě možnosti.
4. Potvrzení o přijetí přihlášky - po každé přihlášce dorazí autorovi informační e-mail s informací, že přihláška byla pořadatelem akceptována a zařazena do předvýběru. Součástí infomejlu je i kompletní informace o údajích, které autor zaslal. Pokud soutěž vybírá startovní poplatky, dorazí autorovi v informejlu i platební inofrmace, včetně platebního QR kódu. V takovém případě systém přiřadí každému filmu unikátní variabilní symbol, který je součástí infomejlu a pomůže tak k přesné identifikaci došlé platby. Pokud platbu k filmu při úhradě do systému zadáte, v sekci "Statistika" se aktuální výše vybraných poplatků sčítá, a vy tak máte přehled o výši vybraných poplatků. Infomejly zahraničním účastníkům odcházejí v angličtině.

5. Přehledné zobrazení – ve výsledné tabulce jsou, bez ohledu na to, jak jsou uspořádány v přihlášce, zobrazeny údaje přehledně, podle potřeb tak, jak s nimi pořadatelé logicky pracují. Uspořádání je samozřejmě možné přizpůsobit konkrétním potřebám. Například sloupce, se kterými aktuálně nepotřebuji pracovat, si mohu skrýt a zobrazit je, až na ně přijde řada. Přehlednosti poslouží následujicí možnosti systému:6. Statistika – systém na zvláštním listě eviduje počet a délku přihlášených filmů v jednotlivých kategoriích. Sleduje počty a délky jak přihlášených filmů, tak i přijatých. Vše zobrazí i v přehledném grafu.

7. Informace o přijetí či nepřijetí filmu - v průběhu přihlašování filmů je možné si již dopředu označit filmy, které například nesplnily podmínky propozic a mohou dostat rovnou příznak „Nepřijat“ či si k filmu připsat poznámky typu: "Nedodal film" nebo "Film v nekvalitním rozlišení" atp. Po definitivním předvýběru je možné si filmy označit jako přijaté a nepřijaté. Mezi doplněnými položkami, které si pořadatel vyplňuje dodatečně sám, je položka „Odůvodnění“, do které může pořadatel napsat např. důvod nepřijetí či pochvalu přijatému filmu. Tato informace se pak dostane do těla infomejlu, který se následně automaticky rozešle jako informace o přijetí či nepřijetí filmu. Infomejl tak dostane osobnější charakter. Toto hromadné odeslání se provede na základě vašeho ručního spuštění v okamžiku, kdy už je finálně rozhodnuto o přijatých filmech. Infomejl dorazí všem autorům, kteří mají v sekci „Přijat“ „Ano“ nebo „Ne". Tyto infomejly je možné odesílat i jednotlivě, pokud by to bylo potřeba.

8. Sestavování bloků – toto je nástroj, kterým efektivně dokážete sestavit projekční bloky. Pro sestavení bloků je potřeba několik hledisek, které vám tabulka umožní využít tím, že si ji setřídíte dle potřeby. Například je dobré si filmy seřadit dle žánrových kategorií, aby byl blok pestrý. Do příslušných sloupců v jednotlivých filmů napíšete číslo bloku, do kterého chcete film zařadit. Systém sám spočítá počet filmů a délku bloku, podle kterých se můžete orientovat a dělat případné úpravy. Po každém bloku se doporučuje filmy podle těch bloků setřídit a doplnit pořadí v bloku, aby i blok měl pestré složení. Délky bloků se dají zobrazit na extra listu a nebo přímo v tabulce se počty a délky sečtou pro konkrétně zpracovávaný blok. Pro přesnou délku bloků je možné nastavit i délku přestávky, kterou vyplňuje poutač na následující film. Tím se časový údaj o délce bloku přiblíží realitě. Po dokončení sestavování bloků je možné vyjet si kompletní složení projekčních bloků v přehledné tabulce.

9. Výsledky – konečné rozhodnutí poroty je také možné do tabulky zadat. Na základě tohoto zadání se automaticky vygeneruje výsledková listina, kterou je možné vytisknout, anebo automaticky ze systému rozeslat e-mailem na adresy zadané na listě "Adresář". Tam je možné buď ručně vypsat adresy, které mají výsledkovou listinu dostat, anebo tam zkopírovat všechny adresy z přihlášek a výsledky pak obdrží všichni přihlášení. Výsledková listina dorazí jako příloha e-mailu v PDF.

10. Exporty do vlastních systémů – pokud máte vlastní systém na odbavení soutěže např. v Excelu, je možné si nadefinovat položky, které potřebujete k přetažení. Ty se vyseparují do extra listu, odkud pak můžete data průběžně exportovat do vlastního systému.

11. Další možnosti – do tabulky je možné pochopitelně dodat i další sledované položky dle přání pořadatele. Může tam být například sloupec pro evidenci zaplacených poplatků nebo poznámka, kam se píší technické informace, jako, že film nedorazil nebo že neodpovídá propozicím. U postupových soutěží třeba i sloupec pro označení, že film postupuje do celostátního kola. Pořadatel celostátního kola, pak jako sdílená osoba ihned uvidí, jak postupová soutěž dopadla a může bez prodlení činit další kroky.

12. Nové nápady - systém je otevřený dalším nápadům, jak pořadatelům vyjít vstříc. Pokud máte další nápady, čím systém vylepšit, pošlete nám je. Google tabulky mají velký potenciál.

13. Závěr – pokud vás systém zaujal a chtěli byste si ho vyzkoušet, stačí se ozvat, zaslat váš Google účet a název soutěže a obdržíte od nás přihlášku podle vašeho návrhu a přístup do tabulky, kde se může odehrát vše výše uvedené. Vše si můžete vyzkoušet na demo datech, od přihlášení, až po testování všech funkčností vlastní Google tabulky.